Có rất nhiều bạn trẻ đang có ý định mở quán cafe nhỏ nhưng vẫn chưa biết được hết là để để mở được quán cafe cần trải qua những bước nào. Mở quán cafe hết bao nhiêu tiền, và mở quán cafe cần những gì? Tất cả sẽ được kinhtedautu giải đáp trong bài viết dưới đây.
[Tham khảo] 6 Bước mở quán cafe đơn giản
Nếu liên quan tới chủ đề mở quán cafe, thì câu hỏi “mở quán cafe cần những gì” là không thể thiếu.
Xác định vốn và mục tiêu kinh doanh
- Trước tiên hãy xác định vốn và mục tiêu kinh doanh. Hãy xác định xem số vốn mà bạn tính đầu tư vào hết bao nhiêu? Cần xác định rõ xem số vốn lưu động và cố định. Bởi những thứ này đều ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình phát triển và khởi đầu của bạn.
- Cần phải xác định được chi phí cố định và chi phí duy trì hoạt động theo lượng vốn:
-
- Chi phí cố định là gì: Đây là số tiền thuê và đặt cọc mặt bằng lần 1, hay chi phí thuê thi công, trang trí, mua dụng cụ, bàn ghế,…
- Chi phí duy trì là gì: Đây là những chi phí vẫn phát sinh đều hàng tháng(nguyên liệu, tiền nước, pháp lý, marketing…)
- Xác định mục tiêu kinh doanh: Trong bất cứ một ngành nghề nào muốn tồn tại và phát triển thì bạn phải xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được. Nếu như bạn không có mục tiêu thì việc kinh doanh của bạn sẽ diễn ra một cách mông lung và vô định hoặc cũng có thể quán sẽ rơi vào tình trạng thua lỗ. Bạn phải đặt các mục tiêu ngắn hạn trước,như mục tiêu trong 3 tháng đầu mức lợi nhuận thu về là bao nhiêu. Trong 6 tháng tiếp theo là bao nhiêu, dựa vào các mục tiêu ngắn hạn mà bạn đã đạt được thì bạn sẽ tiếp tục đặt ra các mục tiêu dài hạn. Có thể trong 1 năm hoặc đến 2 năm tới sẽ như thế nào,… Bạn phải đặt ra những mục tiêu phù hợp với tiềm lực và thị trường, mức độ phát triển của quán…Chứ không phải là những mục tiêu viễn vông, mơ hồ.
Chọn địa điểm mở quán, thiết kế không gian quán cafe
Chọn địa điểm mở quán và thiết kế không gian quán cafe cũng là một yếu tố quan trọng quyết định phát triển của quán và xem thử khách có tới hay không.
- Trước hết, bạn phải xác định được mô hình quán cafe của bạn là gì và đi theo định hướng nào: mở quán cafe tại nhà, quán cà phê sân vườn, mở quán cafe với mô hình take away hay là quán cà phê nhượng quyền,…
- Đối tượng là ai? Họ là những người yêu thích phong cách như thế nào? Điều mà làm họ ấn tượng khi đến quán của bạn là gì?
- Số vốn mà bạn bỏ ra cho mặt bằng và thiết kế trang trí quán là bao nhiêu?
Ví dụ bạn muốn mở một quán cà phê theo phong cách mô hình sân vườn thì nó cần phải có không gian rộng và thoáng, nhiều cây xanh kết hợp bể cá , để gần gũi với thiên nhiên hơn. Còn đối tượng mà bạn hướng đến là những bạn trẻ thì mở gần các trường đại học với phong cách đa dạng từ hiện đại tới cổ điển.
Chuẩn bị nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế, phục vụ
Tùy thuộc vào quy mô, độ lớn nhỏ quán cafe mà bạn sẽ mua những vật dụng, thiết bị cần thiết. Những nguyên vật liệu này sẽ là cứu tinh giúp cho quy trình pha chế đồ uống, cafe của bạn nhanh và ngon hơn nhiều. Bạn có thể phân loại nhóm vật dụng như sau:
- Nhóm vật dụng pha chế có: ly đánh sữa, dụng cụ đánh tạo bọt, bình lắc pha chế cafe,bình đong rượu phin pha cafe, đồ dùng để bào, khuấy cafe,…
- Nhóm vật dụng hỗ trợ cho nhân viên có: Đồng phục, bảng tên, cần thiết có thể có cả tạp dề,…
- Nhóm nguyên liệu, vật dụng phục vụ có: Chén, ly, dĩa, muỗng, khay bưng đồ, giấy ăn, menu, cafe, túi đường trà nhỏ,…
- Nhóm vật dụng, phần mềm hỗ trợ quản lý quán: Máy quẹt thẻ, Order, Két đựng tiền,…
- Nhóm vệ sinh quán: Thùng đựng rác, giấy vệ sinh, khăn lau, máy khử mùi,…
- Nhóm máy xay: Xay cafe,sinh tố, xay đá, máy ép hoa quả, lọc nước, lò vi sóng, máy đánh trứng,…
- Camera giám sát, âm thanh, mạng internet,…
- Nhóm vật dụng trang trí: tủ lạnh, kệ sách, nến thơm, bình hoa, bể cả,…
Xây dựng đội ngũ nhân viên
Nếu bạn mở quán cafe với mô hình còn nhỏ bạn có thể là người kiêm luôn pha chế, quản lý để hạn chế vì chưa có khả năng chi trả lương cho nhân viên nhiều. Nhưng nếu mô hình cafe bạn đủ lớn, có điều kiện bạn có thể tuyển nhân viên pha chế, phục vụ. Và bạn chỉ là người điều hành và quản lý, xử lý công việc khi cần.
Hãy tuyển những bạn nhân viên đã có kinh nghiệm trong việc pha chế, tư vấn bán hàng. Và bên cạnh đó tác phong phục vụ của nhân viên đối với khách hàng là điều cần phải hết sức chú trọng. Người ta nói khách hàng là thượng đế, hãy tận tình và niềm nở với khách. Để khách có ấn tượng và hài lòng ở khâu phục vụ của quán. Từ đây bạn có thể giữ chân được những khách quen và tiềm năng của mình.
Hãy huấn luyện cho nhân viên về kỹ năng, chuyên môn nhằm tạo sự ăn ý trong các khâu từ phục vụ, pha chế, thu ngân, tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Một người quản lý phải là người hiểu rõ về nhân viên của mình để từ đó phân công hợp lý công việc. Trong quá trình quản lý bạn cũng nên là người tạo cảm hứng cho nhân viên, trả lương xứng đáng để tạo động lực cho các bạn hợp tác với mình một cách chuyên nghiệp và lâu dài hơn.
Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả
Quản lý quy trình nhập hàng, kho, quy trình CSKH, kiểm kê, bán hàng, quy trình quản lý nhân viên,…tất cả đều phải rành mạch, rõ ràng, cụ thể. Kể cả những quán cafe với quy mô lớn, nhỏ đều phải thực hiện quá trình quản lý hiệu quả như này.
Xây dựng thương hiệu cho quán cafe
Tạo thương hiệu cá nhân cho cửa hàng của bạn, về lâu về sau khách hàng sẽ nhận diện về quán cafe của bạn hơn.
Hệ thống thiết kế thương hiệu có thể là về: logo, menu đồng màu,tên quán, bao bì, khắc thương hiệu trên ly cafe, đồng phục, biển bảng, …
Từ đó hãy tiếp thị quán cafe của bạn trên các kênh truyền thông như: Facebook, Instagram, Tiktok, Youtube,… Hãy tận dụng các hình dán quảng cáo ở các khu vực, gần bạn, khu vực đông dân cư, trường đại học, công ty lớn,…Nhằm ghi điểm trong mắt khách hàng, chất lượng sản phẩm phải đi đôi với khâu phục vụ của bạn.
Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?
Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? đây là câu hỏi được quan tâm không kém đối với những bạn nào muốn lập nghiệp với ngành này.
Thật sự thì thắc mắc này không hề dễ để giải đáp cho phải lòng tất cả các bạn trẻ. Tại vì việc cần bao nhiêu vốn còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: Địa điểm, trang trí cửa hàng, mặt bằng, quy mô lớn nhỏ,…Dưới đây, kinhtedautu sẽ tiếp tục chia sẻ cho bạn về những chi phí nào bạn cần biết để ước lượng được cho mình khoảng số vốn cần là bao nhiêu?
Chi phí thuê mặt bằng
Bạn đã có sẵn mặt bằng, có sẵn địa điểm kinh doanh mở quán cafe, thì nghĩa là bạn đã tiết kiệm được tầm khoảng 30% cho việc chi tiền thuê mặt bằng. Việc có sẵn mặt bằng tốt cũng là một yếu tố giúp bạn khỏi phải lo bị lỗ vốn. Còn không bạn có thể thuê mặt bằng với không gian thoáng đãng, mang tính riêng tư, không ồn ào, có khu phục để xe cho khách rộng rãi thì càng tốt.
Kinh phí chi trả sẽ tùy thuộc vào diện tích bạn muốn thê, quy mô có rộng hay không? Chung quy lại, dù là thuê hay là mua mặt bằng thì một số vấn đề bạn cần lưu ý:
- Tu sửa, trang trí lại cho quán cửa bạn.
- Nếu cần hãy lắp đặt lại hệ thống điện nước, máy lạnh, âm thanh,…
- Thuê mặt bằng trong vòng bao lâu, 1 năm, 2 năm hay 3 năm
Bất kỳ một ngành kinh doanh nào, khi thuê mặt bằng, chủ luôn đòi bạn phạt đặt cọc tiền từ 3-6 tháng/lần. Nếu đã đầu tư kinh doanh lâu dài và đầu tư lớn hãy đảm bảo thời hạn hợp đồng để bạn có đủ thời gian xây dựng và thu về lại lợi nhuận. Tùy vào từng địa điểm, mà giá giao động cho việc thuê mặt bằng là từ 7-15 triệu/tháng.
Chi phí xây dựng, thiết kế
Bạn nên tân trang, trang trí, thiết kế lại cửa hàng sao cho hợp với không gian, khung cảnh của quán cà phê mà bạn hướng đến.
Nên trang trí và lắp đặt thiết bị để tạo điểm nhấn cho quán cà phê của mình: Sách báo, tranh, đồng hồ, cây cảnh, vẽ hình chế, câu chữ hay trên tường,…
Nên thuê những công ty có kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc thiết kế quán cafe để đảm bảo tính thẩm mỹ, đa màu sắc.
Sẽ khá là tốn chi phí cho khâu thuê nhân viên xây dựng và thiết kế cho quán của mình,cũng tùy thuộc vào diện tích của từng quán. Chi phí xây dựng, thiết kế giao động từ 20-30 triệu đồng.
Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất cho việc mở quán cafe là gồm những gì? Địa điểm là bạn đã có sẵn hay là phải đi thuê. Và thuê thì bạn thuê trong bao lâu? Chi phí thuê hết bao nhiêu cho khoảng thời gian thuê đó?
Ngoài thuê ra bạn còn phải xây dựng và đầu tư mua các trang thiết bị, vật dụng phục vụ trong quá trình làm như: Ly, cốc chén, thuê lắp đặt, mua đồ trang trí, tủ quầy pha chế, hệ thống đèn điện, bộ bàn ghế,…
Ví dụ: Đây là hạch toán đầu tư vào cơ sở vật chất cho quán:
| Hạng mục | Thành tiền |
| Thuê địa điểm mở quán | 36 triệu |
| Quầy pha chế | 15 triệu |
| Lắp đặt hệ thống đèn điện | 1.5 triệu |
| Bộ bàn ghế | 10 triệu |
| Đồ trang trí | 10 triệu |
| Thuê lắp đặt | 10 triệu |
| Ly, cốc, chén | 10 triệu |
| Tổng tiền | 92,5 triệu |
Chi phí dụng cụ và nguyên liệu làm cafe
– Những vật dụng cơ bản trong quán như: Âm thanh, tivi, tủ lạnh, bàn ghế, bình đun nước, máy xay cà phê,…Chi phí tối thiểu là 30-40 triệu đồng.
– Máy in hóa đơn, máy tính tiền: 5-10 triệu đồng.
– Khay bưng nước, Phin pha cafe , khay bưng đồ, thùng đá, đồ dùng cho văn phòng phẩm, bộ dụng cụ lau nhà hay dọn vệ sinh,…: 4-5 triệu.
Tham khảo bảng giá mua các vật dụng sau:
- Giá tủ lạnh: 7 -15 triệu
- Máy pha cafe: Từ 50-200 triệu
- Bàn ghế gỗ: Tầm khoảng 10 triệu đồng
- Nguyên liệu(Cafe, trà lipton, đường,sữa tươi, sữa đặc, trái cây,..): Ước tính cho cửa hàng cafe nhỏ khoảng 10 triệu vnđ
Thông thường chi phí mua nguyên liệu không nên vượt quá từ 20-30% doanh thu.
Chi phí thuê nhân sự
Với những tháng đầu có thể bị thua lỗ, bạn nên có khoản dự phòng để tránh rủi ro có thể xảy ra. Chi phí này để chi trả cho nhân viên phục vụ, thu ngân, pha chế.Chi trả cho các hóa đơn trong tháng cho nên hãy đảm bảo khoản phí này ở trong tầm thế duy trì đều để tránh gặp phải khó khăn.
Chi phí mua tool hỗ trợ quản lý quán cafe
Tưởng chừng như công cụ hỗ trợ có cũng được, không có cũng được. Một phần mềm quản lý cafe tốt sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn giảm bớt cho việc tuyển nhân viên, sử dụng phần mềm tỷ lệ thanh toán chính xác, tránh sai sót so với việc bạn thao tác tính bằng thủ công, tránh nhầm lẫn order.
Chi phí đăng ký kinh doanh
Nếu có ý định kinh doanh, hãy tiến hành bước đăng ký kinh doanh. Hãy đến chính quyền địa phương, phường xã để làm thủ tục cấp phép kinh doanh cho cửa hàng của mình.
Quy trình và thủ tục này khá là lằng nhằng,vậy nên để tránh phát sinh những thứ không nên có bạn nên nhờ người có kinh nghiệm trong việc này.
Hạch toán các chi phí phát sinh
Thuê nhân viên: Mức lương khởi điểm cho mỗi nhân viên từ khoảng 3-6 triệu, tùy vào mức độ và khoảng thời gian làm việc của mỗi nhân viên.
Chi phí phát sinh cho mở quán cafe: Khoảng thời gian đầu mở quán cafe không thể tránh khỏi những rủi ro phát sinh. Vậy nên bạn hãy giữ cho mình khoản dự trù để phục vụ cho phát sinh ko thể lường trước được.
Chi phí duy trì quán cà phê: Khoản này có thể được tính vào mục chi phí xây dựng quán cafe. Để duy trì quán cafe ở trạng thái ổn định ở khoảng 3 tháng đầu, bạn cần có tầm khoảng 100 triệu. Và thêm các khoản khác như: Hóa đơn tiền điện nước, wifi, quà tặng.
Bạn đã dự tính hết tầm khoảng chừng ấy tiền, nhưng khi bắt đầu vào triển khai, sẽ có nhiều chi phí khác phát sinh mà trước đó nó không hề nằm trong khoản tính toán của bạn. Vì vậy mình luôn đề cập tới vụ là bạn nên có khoản dự phòng để dễ xoay vòng vốn.
Ví dụ như tiền may đồng phục, mua mực máy in, chi phí giặt ủi,…
| Hạng mục | Thành tiền |
| May đồng phục | 3 triệu |
| Giặt ủi đồ | 5 triệu |
| Mực in hóa đơn | 2 triệu |
| Phí phát sinh khác | 10 triệu |
| Tổng | 20 triệu |
Vốn duy trì
Khi đã mở quản cafe, dành khoản dự trù trong việc PR, marketing cho quán, điện nước, lương cho nhân viên, khoản mua nguyên liệu pha chế,…
Hãy tính toán những khoản phí này thật kỹ lưỡng và sao cho chuẩn để tránh bị hao hụt và bị thua lỗ.
Ví dụ trong tay bạn có số vốn 300 triệu thì hãy dành 150 triệu cho việc đầu tư cơ sở vật chất, phần còn lại hãy dành để duy trì quán ở những tháng đầu tiên. Nên nhớ là đừng bao giờ tiêu sạch số tiền có trong tay bạn nhé!
Bước sau cùng nên làm là lập một bảng chi tiết cụ thể, để biết ngân sách cần có hết bao nhiêu
Trên đây là những chia sẻ của kinhtedautu về các bước cần chuẩn bị khi mở quán cafe và giải đáp cho câu hỏi cần bao nhiêu vốn để mở được quán cafe. Hy vọng với những kiến thức chia sẻ ở trên sẽ giúp ích được cho các bạn. Chúc bạn thành công với con đường mở quán cafe của mình.Đừng quên theo dõi kinhtedautu để biết nhiều thông tin hơn nữa về kinh tế tài chính, đầu tư bạn nhé!
