Kinh doanh văn phòng phẩm có khó không? Và bạn đã tìm được kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm nào phù hợp chưa? Nếu bạn chưa chưa biết kinh doanh gì và bắt đầu từ đâu thì hãy đọc bài viết này trước khi tham gia thị trường này. Tất cả những thông tin về cách mở hiệu sách sẽ được Kinh tế đầu tư tóm gọn qua bài viết bên dưới nhé! Trước hết, chúng ta nói về kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm và những vấn đề liên quan nhé!
Lập kế hoạch khi kinh doanh văn phòng phẩm
Muốn kinh doanh mở văn phòng phẩm thành công thì trước tiên cần có hiểu biết và kiến thức về lĩnh vực này. Ý tưởng kinh doanh khả thi cao nhất khi bạn trả lời được những câu hỏi cơ bản như: Mở văn phòng phẩm bán những gì? Khách hàng tiềm năng của bạn là ai? Học sinh sinh viên cần gì? Nguồn tài chính của bạn là bao nhiêu? Tìm nguồn hàng ở đâu? Ai có thể chia sẻ với bạn về những kinh nghiệm trong ngành và giới thiệu mối hàng quen biết cho bạn?
Khi trả lời được hết những câu hỏi này thì bạn sẽ có thể lên được kế hoạch chi tiết nhất theo từng giai đoạn, phân bổ được nguồn lực và tài chính. Bạn cần có kế hoạch dự phòng theo khả năng, càng lên kế hoạch chi tiết kỹ càng bao nhiêu thì tỷ lệ thành công càng lớn.
Để kinh doanh văn phòng phẩm cần phải chuẩn bị những gì?
Xu hướng đọc sách đang dần được khôi phục sau một thời gian bị công nghệ lấn át. Từ những em bé đến độ tuổi trưởng thành, trung niên chú trọng nhiều đến việc đọc sách và rèn luyện tư duy từ việc đọc sách. Nhìn thấy hướng phát triển trong tương lai mà dự định mở hiệu sách cũng trở thành cơ hội giúp bạn có cơ hội thành công nhiều hơn!
Vậy để mở được cửa hàng sách thì cần chuẩn bị những gì? Mở hiệu sách sẽ được kêt hợp để mở văn phòng phẩm, tuy nhiên cần chú ý để phân bổ nguồn vốn phù hợp để nhập sách. Cần xem xét và tìm hiểu kỹ lưỡng những nhà cung cấp uy tín với để nhập được sách giá thành ổn định và phù hợp.
Kinh doanh sách cần khá nhiều “vốn”, vì vậy bạn cần cân nhắc để không lạm chi quá nhiều vào phần ngân sách và tìm hiểu nhiều về thị hiếu của người đọc. Không gian khi mở cửa hàng cũng cần phải thoáng, được bố trí phù hợp với sự bày trí để tạo ra sự khác biệt, do vậy chi phí cũng không phải rẻ! Một số loại chi phí cố định cần biết khi bạn kinh doanh mở văn phòng phẩm:
Các loại chi phí cố định khi kinh doanh loại hình này
1. Chi phí mặt bằng:
Mặt bằng lý tưởng là các khu vực ở trung tâm thành phố. Số tiền để chi ra để có được một mặt bằng đẹp khá cao trong khoảng từ 15.000.000- 20.000.000đ mỗi tháng hoặc hơn cho một mặt bằng rộng rãi từ 40-60m2 chưa tính khoản đặt cọc. Nhưng bù lại bạn sẽ có được lợi thế và nguồn khách hàng tiềm năng chủ yếu là học sinh, sinh viên của các trường. Công nhân viên từ các văn phòng hoặc trung tâm thương mại.
Nếu bạn tiết kiệm hơn thì có thể thuê mặt bằng trong hẻm nhưng sẽ rất ít kahchs hàng chú ý và biết đến. Vì vậy nên cân nhắc về lợi ích và điểm hại theo kế hoạch đã đề ra ban đầu, cân đối chi phí tương ứng với số vốn kinh doanh mà bạn đang có.
Khi chọn mặt bằng thì nên có sự khảo sát trong bán kính 1-2 km để xem đã có cửa hàng nào được mở xung quanh đó hay chưa? Nếu có rồi thì nên chuyển mô hình kinh doanh hoặc chọn khu vực khác? Trong trường hợp nếu bạn vẫn chọn kinh doanh ở đó thì với mật độ dân cư không nhiều mà cùng nhau kinh doanh 1 ngành nghề thì tỷ lệ thành công sẽ không cao.
Tuy nhiên nếu mặt bằng ở đây khá rẻ thì bạn có thể cân nhắc, dùng khoản tiền tiết kiệm được từ việc thuê mặt bằng để chạy các chương trình quảng cáo, quà tặng thâm chí miễn phí giao hàng cho khách để có được nhiều khách hàng hơn.
2. Chi phí thiết kế
Việc trang trí thiết kế cho cửa hàng sao cho bắt mắt và dễ nhận biết, bạn có thể đầu tư thêm chi phí làm bảng hiệu có đèn, chữ to và đặt tên cửa hàng sao cho hấp dẫn để nếu khách hàng có đi từ xa thì vẫn bị thu hút bởi cửa hàng của bạn.
Bên trong cửa hàng nên chọn đặt các thiết bị phù hợp, đảm bảo an toàn. Một quầy tính tiền có thể bao quát được các góc, tủ kính để trưng bày những mẫu đẹp mắt 2-3 loại kệ dài để trưng bày các sản phẩm và sách. Hệ thống ánh sáng tiết kiệm nhưng vẫn đủ chất lượng , hệ thống camera chống trộm, tủ locker để bảo quản đồ cá nhân riêng biệt cho khách hàng và nhân viên khi vào tham quan mua sắm.
Màu sắc phù hợp với hệ thống ánh sách để tạo sự hài hòa dễ chịu. Kinh nghiệm cho các bạn, nếu kinh doanh mô hình văn phòng phẩm đủ rộng thì nên bố trí thêm vài bộ bàn ghế để khách hàng có thể đọc sách hoặc đợi thanh toán. Quan tâm đến trải nghiệm khách hàng sẽ ghi dấu ấn tốt đẹp của khách đối với cửa hàng.
3. Chi phí nhập hàng
Đây là khoản chi phí tốn kém nhất gần như hơn ½ số vốn ban đầu của ban. Vì vậy xem xét để sử dụng số tiền này sao cho hợp lý, nghiên cứu báo giá của các đơn vị phân phối trên thị trường, ngoài ra việc liên hệ với các thương hiệu lớn sẽ giúp bạn có được mức giá tốt hơn (Thiên Long, Hồng Hà, văn phòng phẩm sài gòn, văn phòng phẩm TPHCM,..).
Bạn nên đến trực tiếp các đơn vị này để được tư vấn trực tiếp về chính sách giá và xem chất lượng sản phẩm trực tiếp cửa đơn vị mà bạn sắp nhập hàng. Lên danh sách những món đồ cần nhập kèm theo số lượng phù hợp với danh mục đồ văn phòng.
Các loại văn phòng phẩm thiết yếu bao gồm giấy bút các loại, sổ tập luôn phải đảm bảo đủ hàng và chất lượng nhằm đáp ứng đủ cho nhu cầu khách hàng. Các sản phẩm như băng keo, dao keo, kẹp, bìa hồ sơ,… cũng luôn phải có để nếu khách hàng có nhu cầu mua sử dụng kèm. Tùy theo lượng tiêu thụ sản phẩm và nhu cầu khách mà bạn nên cân nhắc thêm xem có nên nhập mặt hàng mới hay tăng số lượng thêm hay không?
Cần theo dõi và thống kê liên tục số lượng hàng hóa nhập về xuất đi trong kho để cân bằng được chi phí hàng hóa trong vốn kinh doanh. Kho luôn duy trì trong trạng thái ổn định, không để xảy ra tình trạng cháy hàng hoặc thất thoát không kiểm soát được hàng tồn kho, luôn duy trì số lượng có sẵn nhưng không để tồn quá nhiều tránh tình trạng chiếm vốn.
4. Chi phí quản lý và nhân sự
Chi phí cần thiết sử dụng là phần mềm bán hàng và đầu tư vào bán hàng trên website hoặc sàn thương mại điện tử. Bất cứ ngành nghề nào cũng cần phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát được tổng thể lượng hàng tồn kho, chi phí xuất nhập hàng và hiệu quả bán hàng.
Với mỗi cửa hàng thì tối thiểu cần 1 quản lý, 2 nhân viên và 1 bảo vệ chia ca làm việc đủ 8 tiếng/ ngày để phục vụ và đáp ứng công việc. Thời gian đầu khi mới vận hành cửa hàng thì bạn cũng nên liên kết với các đơn vị giao hàng để đảm bảo khi khách đặt hàng sẽ được giao tới.
5. Chi phí dự phòng
Kinh doanh lĩnh vực hay ngành nghề nào thì cũng cần phải có khoản chi dự phòng.
Một mẹo nhỏ cho các bạn cần chú trong đó là xoay vốn nhanh thì hãy cẩn trọng với quá trình nhập hàng. Thời gian đầu khi kinh doanh hạn chế nhập nhiều mặt hàng quá nhiều. ĐIều này tránh được việc tồn đọng vốn do tồn kho hàng hóa nhiều mà cũng khiến cho việc xoay vòng vốn chậm, dẫn đến việc phải sử dụng đến khoản chi phí dự phòng.
Không gian cửa hàng
Kinh doanh văn phòng phẩm ăn khách nhất là cách bày trí cửa hàng. Bởi đa số các cửa hàng đều cung cấp những mặt hàng giống nhau, nếu cửa hàng của bạn có sự bày trí khác biệt thì đó là điểm thu hút giúp bạn nhanh chóng thu hút được lượng khách hàng.
Cửa hàng thu hút đối tượng chính là những cửa hàng được bố trí gọn gàng, lối đi rộng rãi và sắp xếp một cách khoa học. Đối với cửa hàng văn phòng phẩm thì thì cần chú trọng đến các bày trí sao cho dễ lấy, di chuyển và ngăn nắp. Không gian thoáng và thoải mái cũng là điều mà bạn nên chú trọng nhiều hơn.
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Khi mở một cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm quy mô nhỏ thì bạn chỉ cần 2 nhân viên bán hàng là đủ. Sau đó nếu mở rộng quy mô thì bạn có thể tuyển thêm. Vì tính chất ngành nghề, khi tuyển chọn nhân sự bạn cũng cần tuyển nhân viên có học thức,lịch sự nhã nhặn, có tính trung thực và cẩn thận. Ngoài ra, hãy tạo ra những khóa đào tạo nhân viên để tăng khả năng giao tiếp khi tư vấn cho khách hàng. Đảm bảo sự hài lòng và khả năng quay lại vào lần tới.
Quảng cáo Marketing
Kinh doanh Văn phòng phẩm cũng cần Marketing, có 2 hình thức phổ biến:
Marketing Online: quảng bá sản phẩm và cửa hàng trên các nền tảng mạng xã hội. Bạn có thể tiến hành thực tế ngay tại cửa hàng mình bằng cách tạo ra website bán hàng, lập fanpage và các trang mạng xã hội và quảng bá trực tiếp trên đó, tạo tài khoản và bán hàng trực tiếp trên sàn thương mại điện tử. Đây là phương thức quảng cáo được nhiều người chú trọng và hiệu quả mang lại khá cao.
Marketing Offline: tạo ra các chương trình khuyến mãi bằng các hình thức như banner quảng cáo, tờ rơi, chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng. Hình thức này ngày nay được ít người sử dụng vì tốn khá nhiều công sức và tiền của nhưng hiệu quả không cao, không có tính linh hoạt, vì bị giới hạn số lượng người tiếp cận và khu vực tiếp cận.
Bạn hãy cân nhắc để chọn hình thức nào để có sự bắt đầu thuận lợi nhé!
Kinh nghiệm thực tế khi mở một cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm
Lập kế hoạch kinh doanh văn phòng phẩm
Kế hoạch chi tiết thì không thể không phân tích đến các yếu tố:
- Phân khúc khách hàng tiềm năng
- Thị trường mục tiêu
- Phân tích đối thủ cạnh tranh
- Phương thức nhập hàng, nguồn nhập hàng
- Nguồn tài chính
- Phương pháp quản lý
Khi đã phân tích tổng thể được các yếu tố thì sẽ đưa ra kế hoạch bài bản và biết được bạn cần sẽ tập trung vào những yếu tố nào.
Đặc biệt bạn cần nghiên cứu kỹ vào các đối thủ cạnh tranh, những mặt hàng nào họ sẽ tập trung kinh doanh, họ đang áp dụng chính sách giá như thế nào và hậu mãi ra sao. Từ đó sẽ tạo ra những điểm khác biệt của cửa hàng mình so với cửa hàng đối thủ.
Quy mô cửa hàng
Dựa vào số vốn bản thân có được để xác định yếu tố này. Việc này sẽ giúp bạn định hướng được công việc cần làm và việc phân bổ nguồn vốn sao cho hợp lý tránh phát sinh sự cố ngoài ý muốn.
Chọn lựa dòng sách
Không nên chọn sách theo sở thích bản thân mà nên khảo sát thị trường trước khi đưa ra dòng sách chủ đạo, bạn có thể nhập hết các loại sách nhưng việc sẽ áp lực lên phần vốn nhập sách và dường như không tạo được điểm khác biệt so với những hiệu sách khác.
Bạn có thêm tham khảo thêm từ các hiệu sách xung quanh về việc họ đang kinh doanh dòng sách nào, lượng khách, thế mạnh của họ để về tư duy đi theo một dòng sách khác hoàn toàn so với họ. Những dòng sách tham khảo: sách khoa học viễn tưởng, sách kinh doanh, kinh tế, ngoại ngữ, kỹ năng sống, ngôn tình, sách dành cho trẻ em,…
Địa điểm mở mô hình
Xác định kinh doanh với đối tượng chính là học sinh thì chọn mặt bằng ở gần trường hoặc trong khu dân cư có trường học thì sẽ thu hút được tuyệt đối lượt khách hàng. Nếu hướng đến là dân văn phòng thì gần công ty văn phòng mới tốt.
Dù vậy muốn cửa hàng thu hồi vốn nhanh và sinh lời tốt thì nên chọn địa điểm gần trường và kinh doanh chủ yếu mặt hàng dụng cụ cho học sinh và văn phòng phẩm. Còn khi muốn cung cấp đến các địa điểm văn phòng thì phải chọn được đơn vị giao hàng nhanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm khi giao đến. Hãy cân nhắc nhé!
Setup không gian
Một tips nhỏ cho bạn khi đang có ý định kinh doanh lĩnh vực này đó là nên Xây dựng một không gian yên tĩnh, thông thoáng với sự thoải mái kết hợp cùng gam màu nhẹ nhàng, trầm ấm sẽ tạo nên cảm giác thư thái cho khách hàng. Đó cũng là sự khác biệt độc đáo riêng của cửa hàng sách của bạn.
Tạo hiệu sách Online
Kinh nghiệm khi mở hiệu sách online là tập trung vào trang fanpage facebook và các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada,… thì giúp cho bạn mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng và giúp tang doanh thu một cách đáng kể.
Sự kết hợp hoàn hảo giữa bán sách và bán văn phòng phẩm
Không cần quy mô cửa hàng quá lớn nhưng nếu bạn xây dựng và bố trí không gian cửa hàng khéo léo vừa đủ để kết hợp vừa bán sách và bán văn phòng phẩm thì sẽ là điểm cộng giúp bạn gia tăng doanh số và có được lượng khách hàng trung thành tiềm năng.
Phần mềm hỗ trợ quản lý
Một phần mềm tích hợp nhiều tiện ích với nhau sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, “chạy đua” cùng các cửa hàng khác. Cụ thể chỉ với một phần mềm bạn có thể quản lý được tất cả:
Về thông tin hàng hóa
Các hoạt động thu chi, lãi lỗ
Quản lý hoạt động của nhân viên để biết được hiệu suất làm việc trong ca, đồng thời tăng được hiệu quả làm việc trong tương lai
Các hoạt động xuất nhập hàng mỗi ngày
Thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng
Việc không có quy trình chăm sóc khách hàng sẽ gây thiệt hại nặng nề và khó giữ được chân khách hàng quay lại mua hàng trong lần tới. Khách hàng chính là người mang lại nguồn lợi nhuận khổng lồ qua mỗi lần mua hàng và khi bạn chăm sóc khách hàng cũ tốt cũng rất dễ tạo ra thiện cảm để thuyết phục họ mua hàng trong những lần tiếp theo.
Nếu để tuột mất thì bạn sẽ phải tìm kiếm lại khách hàng từ đầu, tốn nhiều chi phí marketing hơn, chăm sóc và thuyết phục khách hàng. Cho nên quy trình chăm sóc khách hàng nên được xây dựng từ đầu sẽ mang lại lợi ích lâu dài về sau.
Ưu – nhược điểm khi kinh doanh văn phòng phẩm
Trên thị trường Việt Nam lượng người dùng hiện nay lượng người dùng Facebook ở Việt Nam là khoảng 58 triệu người, chưa tính các sàn thương mại điện tử, mô hình kinh doanh văn phòng phẩm Online trên nền tảng số gia tăng số lượng khách hàng tiềm năng trung thành.
Một mẹo nhỏ khi kinh doanh mô hình này muốn đạt được hiệu quả thành công là không bỏ qua bất cứ một nền tảng số nào? Nói đến nay bạn đã hiểu vì sao mô hình kinh doanh văn phòng phẩm là một trong những mô hình được ưa chuộng và không nên bỏ lỡ?
Bài viết này là tập hợp những kinh nghiệm đã được đúc kết từ những người đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm. Hy vọng Kinh tế đầu tư đã cung cấp tất cả những thông tin bổ ích đến những người đang có định hướng phát triển trong lĩnh vực này. Bạn hãy áp dụng và đóng góp ý kiến cho chúng tôi khi bạn bắt đầu thực hiện mô hình này nhé! Chúc bạn thành công!
